Annulation et remboursement des frais Springest

Il arrive qu'une inscription soit annulée par l'utilisateur ou encore que vous soyez contraints d'annuler une formation. Une procédure existe pour ces situations. 

Procédure de remboursement

Springest rembourse les frais liés aux réservations lorsqu'elles sont annulées. Lorsqu'une annulation est enregistrée, le système passe les frais de service liés en négatif. Ils seront donc déduits sur votre prochaine facture. Une balance est faite à la fin du mois entre tous les frais devant être payés par vous et les remboursements devant être effectués par Springest.

Par exemple, si au mois de mai 2 inscriptions (2 x 150 €) et 1 annulation (15% de 150€) ont été enregistrée alors le système fera :

    (2 x 150) x 15%        à payer pour le mois de mai
-  (1 x 150) x 15%        déjà payé et doit être remboursé
=   22,50                      total

Visualiser les détails des annulations dans l'Admin

Tout comme pour les factures, vous pouvez visualiser les détails des annulations depuis l'Admin. Rendez-vous sur l'aperçu des factures sous l'onglet 'fournisseur' puis 'factures'. Une fois sur la page, cliquez sur le montant correspondant à la facture souhaitée dans le colonne 'frais crédités'.

L'utilisateur annule son inscription

Un utilisateur de Springest vous a contacté car il souhaite annuler son inscription ? Plusieurs questions peuvent alors apparaître.

L'utilisateur doit-il annuler son inscription via Springest en plus de m'avoir prévenu ? Oui. Il est nécessaire que l'utilisateur annule son inscription dans son compte MonSpringest pour deux raisons.

  1. Si la réservation n'est pas annulée dans le système alors Springest n'est pas en mesure de rembourser les frais de service qui y sont liés.
  2. Si la réservation a été effectuée sur une plateforme privée Go, donc que la facture doit passer par Springest, vous continuerez à recevoir des relances concernant cette dernière.

Vous pouvez lui transmettre le lien vers l'article suivant : Comment annuler mon inscription sur Springest.

L'utilisateur a-t-il effectué sa réservations d'une plateforme publique ou d'une plateforme privée Go ? En visualisant la réservation dans l'Admin, focalisez-vous sur la section 'sollicité sur' pour avoir votre réponse.

Si l'utilisateur provient d'une plateforme privée Go, ais-je déjà reçu le paiement ?

  • Non. Vous n'avez donc rien à faire de particulier.
  • Oui. Merci d'envoyer une notre de crédit à Springest pour le montant de la formation et d'effectuer le remboursement à l'aide des informations fournies par l'équipe. Attention, il est nécessaire que le numéro de réservation soit visible sur la note de crédit.

Des pénalités sont-elles à prévoir ?

  • Non.
  • Oui. (voir plus bas dans cet article)

J'annule une formation

Il peut arriver que vous deviez annuler une formation. Dans ce cas, suivez la procédure suivante :

  1. Proposer une solution à l'utilisateur comme une nouvelle date.
  2. Si aucune date n'est trouvée, demander à l'utilisateur d'annuler sur son compte MonSpringest.
  3. Si l'utilisateur provient d'une plateforme privée Go et que le paiement de la formation a déjà été réceptionné, envoyer une note de crédit à Springest par email et effectuer le remboursement à l'aide des informations fournies par l'équipe.

Application des pénalités si nécessaire

Lorsqu'il s'inscrit, l'utilisateur accepte des conditions de vente et/ou d'inscription qui peuvent prévoir des pénalités en cas d'annulation tardive. Pour un utilisateur d'une plateforme publique, vous pouvez le gérer par vous-même, Springest n'intervient pas. Pour un utilisateur d'une plateforme privée Go, merci de suivre les procédures suivantes en fonction de votre situation :

Je n'ai pas encore reçu le paiement de la formation : contacter l'équipe Springest et lui transmettre

  1. le nom de l'utilisateur, son numéro de réservation Springest et le nom de la formation
  2. une preuve (échanges d'email) d'annulation tardive ou de non présence de l'utilisateur
  3. une facture correspondant au montant des pénalités à appliquer

J'ai déjà reçu le paiement pour la formation : contacter l'équipe Springest et lui transmettre

  1. le nom de l'utilisateur, son numéro de réservation Springest et le nom de la formation
  2. une preuve (échanges d'email) d'annulation tardive ou de non présence de l'utilisateur
  3. une note de crédit pour la totalité du prix de la formation non suivie
  4. une facture correspondant au montant des pénalités à appliquer
  • procéder au remboursement à l'aide des informations fournies par l'équipe Springest
Que ce soit pour la note de crédit ou la facture pour les pénalités, attention à toujours y faire figurer l'adresse de l'entreprise Go et le numéro de réservation Springest. Sans ces informations, ces documents ne pourront être acceptés.